¿Te han pedido una orden de compra y no la tienes? Al final de este post puedes descargar tu Formato de Orden de Compra y también encontrarás en él, lo que debes saber sobre este importante documento de la gestión comercial de tu empresa.
La buena administración de las órdenes de compra hacen parte de cualquier negocio exitoso. Son una pieza clave en la legalidad de las transacciones financieras y en los detalles específicos de la transacción comercial entre las partes.
En las empresas colombianas, el proceso de compras y pagos a proveedores, es el que más genera oportunidad de fraude y pérdidas. Hay pagos que se realizan dos veces, otros pagos van a proveedores que no son los correctos o simplemente no hay orden en las facturas.
Llevar al día los registros básicos de tu empresa, es un proceso fundamental. Tu proceso contable requiere orden en las operaciones económicas de gastos e ingresos, para tener claridad en los estados financieros y así, saber de la posición económica de la compañía.
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra es un documento oficial que establece una relación comercial entre un proveedor y un cliente, en donde se registra la solicitud por parte de un comprador a una empresa para adquirir un producto o servicio.
En este registro se indican los productos o servicios que el cliente quiere comprar, con el respectivo precio, la cantidad y con las condiciones de pago y entrega. Cuando el proveedor recibe la orden de compra, este empieza a trabajar en el pedido. En el momento en el que el proveedor acepta la orden de compra, se genera inmediatamente entre las partes un contrato mercantil.
Entre más especificaciones contenga la orden sobre la compra y venta, la orden de compra será más efectiva y exitosa. Esto, no generará confusiones y cumplirá con el orden y la rigurosidad que merecen tus procesos financieros.
Elementos de una orden de compra
- Nombre, datos de contacto y dirección del proveedor y del comprador.
- Número de orden de compra.
- Lugar y fecha de la generación del pedido.
- Todos los términos de entrega y de pago del pedido.
- Cantidad y descripción (nombre) de productos o servicios solicitados.
- Precio por unidad de los productos referidos en la orden de compra.
- Costos; de envío, impuestos y los demás pertinentes.
- Firma válida de autorización.
Claves del porqué hacer órdenes de compra
Claridad: Los compradores puedes especificar sus necesidades y requerimientos concretos al vendedor.
Control interno: Las personas encargadas de las operaciones y finanzas, tendrán bases oficiales para una mejor administración de los pedidos.
Presupuesto: Este tipo de orden entra en el presupuesto de la empresa y así, se tienen cuentas claras en los egresos.
Legalidad: Una vez aceptada por el vendedor, una orden de compra es un documento oficial que establece una relación comercial.
Auditoría: La buena emisión y registro de órdenes de compra, es sinónimo de buenos procesos en auditorías futuras.
¿Qué diferencia hay entre una factura y una orden de compra?
Al solicitar información sobre los productos y servicios que ofrece determinada empresa, el vendedor puede tener una oferta de productos con precios fijos, o bien, puede generar un presupuesto para informarle al comprador, cual es el costo del producto o servicio que este requiere.
En el momento en el que el cliente tiene clara la información sobre los precios y productos y está de acuerdo con ella para adquirir lo que necesita, emite una orden de compra al proveedor.
El proveedor acepta la orden de compra y allí se genera inmediatamente entre las partes un contrato mercantil. Una vez es efectivo el intercambio comercial; compra-venta, por la cuenta de bienes y servicios prestados, el vendedor emite una factura. Este documento registra la transacción (costos) y también involucra la información de la operación mercantil. Esta es de carácter legal.
Orden de compra DesignPlus
Este documento genera bastantes beneficios a la gestión comercial. A continuación puedes descargar un Formato de Orden de Compra para tu requerimiento digital.
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