En el mundo empresarial moderno, estar al tanto de las estrategias de marketing y las relaciones con los clientes es fundamental para el éxito. Los conocidos workflows automatizados de marketing son una herramienta cada vez más popular que las empresas utilizan para optimizar sus procesos y aumentar la eficiencia.
Los flujos de trabajo de marketing automatizados permiten a las empresas automatizar tareas como la segmentación de clientes, la puntuación de clientes potenciales, las campañas de correo electrónico y más. Al automatizar estas tareas, las empresas ya no necesitan dedicar un tiempo valioso a completarlas manualmente y, en cambio, pueden concentrarse en otras áreas de su negocio.
Así que continúa con la lectura de este artículo para conocer mucho más sobre workflows automatizados de marketing y cómo pueden significar mucho para el crecimiento de tu negocio.
Cómo configurar workflows automatizados de marketing
1. Cuenta con una herramienta de email marketing
Al elegir una plataforma de automatización de correo electrónico, considera factores como el precio, las funciones y las integraciones con tus demás plataformas de marketing. Asegúrate de que la plataforma se ajuste a tus necesidades específicas, ya sea que proporcione análisis detallados o potentes herramientas de marketing.
Piensa también en la escalabilidad: si tu negocio crece rápidamente, ¿necesitarás actualizarla en el futuro? Finalmente, asegúrate de que el servicio de atención al cliente esté disponible para cualquier pregunta o inquietud que puedas tener al implementar workflows automatizados de marketing.
2. Identifica el objetivo del workflow automatizado de marketing
Cuando se trata de envíos y automatizaciones de tareas mediante workflows, establecer un objetivo claro es clave para maximizar la efectividad del flujo. Saber lo que quieres lograr con tu flujo de trabajo de correo electrónico te ayuda a determinar la mejor manera de alcanzar ese objetivo. Para determinar el objetivo de una campaña o de una automatización, puedes hacerte algunas preguntas: ¿Qué quiero que hagan mis clientes o suscriptores cuando reciban este correo electrónico? ¿Qué acción quiero que tomen? ¿Cómo puedo hacer que esta acción sea lo más fácil y directa posible desde mi correo electrónico?
Responder estas preguntas te ayudará a establecer un objetivo realista para tu campaña y comprender mejor qué contenido debe incluirse en cada mensaje de los workflows automatizados de marketing. Además, saber qué tipo de respuesta o tasa de participación te gustaría para cada mensaje te brinda una idea más tangible con la cual juzgar el éxito de tu campaña.
3. Identifica el segmento o audiencia que recibirá los envíos de correo
Para aprovechar al máximo estos flujos de trabajo, es importante que tu empresa identifique a qué contactos va a involucrar en el envío de correos. Al hacerlo, puedes asegurarte de que los mensajes se adapten a tu público objetivo y así maximizar las tasas de participación. Saber qué segmento o audiencia debería recibir correos es esencial para aprovechar adecuadamente los workflows automatizados de marketing.
4. Establecer el trigger de entrada al workflow
Un workflow automatizado de marketing es una herramienta poderosa para automatizar las actividades de marketing y optimizar el envío de correos electrónicos. Para garantizar que un flujo de correo electrónico sea exitoso, es fundamental tener criterios establecidos para la inscripción de los contactos en dicho flujo. Este criterio debe definir quién puede registrarse para entrar en la lógica del workflow, con qué frecuencia recibirán estos contactos y qué tipo de contenido van a recibir.
5. Establece la lógica de funcionamiento del workflow
Para establecer la lógica que opere un workflow automatizado de marketing efectivo, las empresas deben considerar variables como la segmentación de clientes, el tiempo de los mensajes y el monitoreo del rendimiento continuo del workflow.
Es así que es ideal trazar una ruta a seguir o los pasos que se desean para que el workflow funcione. Por ejemplo, toda lógica debe iniciar con un trigger, el cual determina quienes entran o aplican para el workflow, luego se pueden incluir acciones como el envío de un email electrónico, seguido por un condicionamiento de tipo aplica o no aplica, para dirigir al contacto a un determinado paso según los criterios que cumpla. También se pueden ajustar tiempos de espera, para que al contacto le llegue otro tipo de correos.
6. Crea los emails que serán entregados en el workflow
Los workflow automatizados de marketing se pueden utilizar para generar clientes potenciales, aumentar las ventas y establecer relaciones con los clientes a lo largo del tiempo. Por lo que un workflow que tenga emails muy bien diseñados es la piedra angular del marketing por correo electrónico exitoso: proporcionan un mensaje claro, dirigido y con intención para nutrir o acercar más a la conversion a diversidad de leads.
Al establecer los emails se debe considerar qué tipo de contenido se desea enviar, cuándo debe enviarse y con qué frecuencia. Además, debes determinar qué correos electrónicos activarán otros correos electrónicos en la secuencia para que cada mensaje sirva como puente entre una etapa del proceso y otra.
Por último pero no menos importante, los emails deben contar con la personalidad de la marca en su diseño y copy, deben tener piezas atractivas y llamativas, imágenes de calidad e información oportuna.
7. Testea y pon en marcha el workflow automatizado de marketing
Es esencial tener workflows automatizados de marketing estructurados y eficientes, por lo que antes de sacar el workflow al aire es crucial revisar su lógica, no perder ningún paso, y revisar que los emails estén completos al contener utms y links completos, además del asunto. Luego de esta minuciosa revisión, se puede prender el workflow, y una vez activado, es justo empezar a hacer pruebas para materializar cómo está recibiendo la información del workflow un usuario normal.
8. Monitorea el funcionamiento del workflow
Las campañas de marketing por correo electrónico se han convertido en una herramienta importante para ayudar a las empresas a aumentar su base de clientes, aumentar las ventas y mejorar el conocimiento de la marca. Pero para que estas campañas y workflows tengan éxito, es esencial que los workflows de correos electrónicos se controlen de cerca después de su lanzamiento. Esto permitirá a los especialistas en marketing realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento digital e identificar cualquier área de mejora que podría conducir a una campaña más exitosa.
Al monitorear el progreso de los workflows automatizados de marketing, las empresas pueden obtener información sobre cómo cada paso del proceso ha impactado en los resultados generales. Esto incluye el seguimiento de aperturas, clics y conversiones en cada etapa del workflow. Además, los especialistas en marketing también pueden usar estos datos para comprender mejor qué elementos están resonando con los clientes y cuáles necesitan un mayor refinamiento u optimización.
Al realizar ajustes basados en métricas de rendimiento en tiempo real, las empresas pueden asegurarse de que brindan a los clientes una experiencia atractiva que aumenta el compromiso y conduce a tasas de conversión más altas.
5 Ejemplos de workflows automatizados de marketing
1. Enviar campañas de lead nurturing
Con workflows automatizados de marketing que gestionan clientes potenciales, las empresas pueden crear correos electrónicos personalizados para cada consumidor individual en función de sus intereses y compras anteriores. Esto les permite enviar mensajes significativos adaptados a las necesidades de cada cliente. Además, con seguimientos automatizados y recordatorios configurados para que ocurran en momentos específicos después de que se haya hecho el contacto inicial con un posible comprador, las empresas pueden asegurarse de que se mantengan en la mente del usuario hasta que se realice la venta o se adquiera un servicio.
En este tipo de workflow se pueden usar las bifurcaciones de tipo condicional si y no para configurar para que el contacto omita un correo electrónico si ya ha descargado cierto contenido, ya que en este tipo de workflows se suelen enviar ofertas, contenidos, artículos, entre otros, por lo que se debe revisar que las personas no obtengan dos veces la misma información.
2. Configurar propiedades de puntaje para calificación de leads
Cuando se trata de la calificación de clientes potenciales en los workflows de marketing, la configuración de las propiedades de puntuación puede marcar una gran diferencia. Las propiedades de puntuación permiten a las empresas desarrollar una comprensión de sus clientes potenciales y qué tan bien pueden encajar con su empresa. Al asignar una puntuación a cada propiedad, la empresa puede identificar rápidamente qué clientes potenciales tienen más probabilidades de ser exitosos para ellos.
Los puntajes pueden variar según muchas cualidades, como títulos de trabajo, industria, ubicación, interacción y más. Estos puntajes deben establecerse y asignarse cuidadosamente para garantizar que se identifiquen los mejores prospectos.
3. Asignar propietarios de prospectos o leads
Las organizaciones están automatizando cada vez más sus procesos con workflows o flujos de trabajo para aumentar la eficiencia y optimizar las operaciones. La asignación de propietarios de clientes potenciales es una parte crucial de este proceso, ya que garantiza que la persona adecuada esté a cargo de cada tarea.
El proceso de asignación de propietarios de clientes potenciales comienza con la determinación de las tareas que deben asignarse. Cada tarea debe tener un dueño que será responsable de su realización o delegación a otro miembro del equipo. Este propietario también manejará cualquier problema relacionado con la tarea y proporcionará actualizaciones sobre su progreso.
Así, el siguiente paso es establecer reglas sobre cómo se deben asignar los clientes potenciales en función de criterios como plazos, prioridades, conjunto de habilidades, disponibilidad y otros factores. Una vez que se establecen estas reglas, las herramientas de automatización pueden asignar clientes potenciales de acuerdo con estos criterios sin la intervención manual de gerentes o supervisores.
4. Actualizar la etapa del ciclo de vida o lifecycle stage
Automatizar un workflow para actualizar la etapa del ciclo de vida o lifecycle stage es una forma eficiente de garantizar que todos los registros de los clientes se mantengan actualizados y precisos. Para las empresas, tener un registro confiable es clave para brindar el mejor servicio posible a los clientes. Al automatizar este proceso, las organizaciones pueden optimizar sus procesos y reducir los posibles errores que podrían introducirse mediante la entrada manual.
El primer paso para automatizar un workflow de actualización de la etapa del ciclo de vida es configurar un disparador o trigger de markerting. Esto determinará cuándo se debe actualizar el registro de un cliente, por ejemplo, después de completar una compra o alcanzar un determinado hito en su viaje con tu empresa. Una vez que se ha establecido el disparador, se pueden crear reglas de automatización para actualizar campos específicos dentro del registro del cliente en función de esos disparadores.
Estas reglas también pueden incluir tareas como el envío de notificaciones automáticas o correos electrónicos para mantener informados a los clientes sobre los cambios en su estado.
5. Crear y asignación de tareas de marketing
Crear y asignar tareas de marketing es una parte necesaria de cualquier negocio exitoso. Es importante que las empresas tengan estrategias bien definidas que se comuniquen a través de su equipo de marketing para llegar de manera efectiva a su público objetivo. Alcanzar los objetivos de marketing requiere una cuidadosa consideración de cada tarea y asegurarse de que se asigne el personal adecuado para completarlas.
El primer paso al crear y asignar tareas de marketing es definir el objetivo o meta general de la tarea. Una vez que esto se ha establecido, es importante hacer una lluvia de ideas sobre la mejor manera de lograr ese objetivo e identificar los pasos específicos que se deben completar para que tenga éxito.
El siguiente paso es determinar quién será responsable de completar cada tarea, evaluar sus capacidades individuales y asignar los recursos que se necesiten. Finalmente, establecer plazos ayuda a garantizar que todas las tareas se completen dentro de un marco de tiempo adecuado para que los objetivos generales se puedan lograr de manera oportuna.
Los workflows automatizados de marketing son cada vez más populares para empresas grandes y pequeñas. Permiten la automatización de tareas repetitivas, liberando a los especialistas en marketing para que se centren en un trabajo más creativo e innovador. También ayudan a los especialistas en marketing a ser más eficientes al optimizar los procesos y permitirles realizar un seguimiento de los resultados en tiempo real. Su flexibilidad significa que se pueden utilizar para personalizar las experiencias de los clientes, mientras que su asequibilidad los convierte en una solución rentable.
