Los cambios nunca son fáciles pero siempre son buenos
Sí, esta frase aplica para relaciones, trabajo y empresas; también aplica si no has tenido nunca un ERP pero crees que ya es momento de integrarlo a tu empresa, así que en este post vas a encontrar unos consejos muy útiles para cambiar ERP e integrar el mejor a tu organización.
Pero, antes de empezar es importante que analices si realmente necesitas un ERP, inclusive si ya tienes uno deberías plantearte la pregunta ¿realmente lo necesito?
Cuándo NO se necesita un ERP
Tener una empresa no quiere decir que necesites un ERP, este software de gestión empresarial definitivamente ayuda a las empresas a funcionar mejor, no obstante no quiere decir que sea obligatorio o la clave del éxito, por eso te vamos a mencionar en qué casos todavía no es necesario un ERP:
- El número de personas involucrados en los procesos de la empresa es muy pequeño y no manejan un volumen representativo de información.
- Los documentos que centralizan la información son ordenados y no superan la capacidad de manejo del equipo de trabajo.
- Los procesos de trabajo son claros y no hay errores en la comunicación ni en el manejo de la información entre departamentos.
- La atención al cliente es buena y fluida.
Si tu empresa cumple con todo lo anterior no es necesario que contrates un ERP, porqué tus necesidades empresariales no superan tu gestión; contratar un software de gestión sería un costo adicional que ahora no necesitas.
Cómo elegir o cambiar ERP para mi empresa
Si sigues leyendo este post claramente estas interesado en contratar un ERP para tu empresa o en cambiar ERP así que te vamos a dar 5 consejos infalibles para escoger el mejor software de gestión:
- Requisitos de selección: es clave que antes de comprar un ERP se reúnan los diferentes departamentos de la empresa para que expongan las necesidades de su área, así las expectativas son más reales frente a lo que se espera del software y lo que realmente este le puede ofrecer; inclusive hace mucho más fácil la elección de un software ya que se descartan los que no cumplan con los requisitos presentados.
- ERP horizontal o vertical: identifique que tipo de ERP necesita, los horizontales son soluciones estándar que son muy completos y permiten que se personalicen algunas de sus funciones; los verticales por su parte son ERP especializados en cumplir con las necesidades específicas de ciertas industrias, su costo generalmente es mayor.
- Investigación de soluciones en el mercado: aquí se trata de que el equipo a cargo de la elección del sistema de gestión realice una investigación completa del mercado teniendo en cuenta los requisitos de los diferentes departamentos, el apoyo técnico, el valor de compra y todas sus características técnicas para empezar a hacer una preselección de las mejores opciones para la empresa, seguido a esto cada solución seleccionada deberá presentar un demo y explicar como funciona su ERP y qué ventajas tiene frente a los demás. Para que puedas conocer con detalle algunas de las opciones del mercado puedes descargar la guía de ERP de TIC.Portal.
- Presupuesto vs calidad: con todas las soluciones sobre la mesa y teniendo claro las necesidades de la empresa frente a la adquisición de ERP o cambiar ERP es necesario que se evalúe el presupuesto para su contratación; es normal que la mayoría de empresas priorice el costo de los servicios por encima a veces de sus beneficios, por eso acá es importante analizar si hay que invertir un poco más en pro de beneficios a largo plazo para la empresa; tenga en cuenta que su ERP puede requerir cambios en su configuración lo que le puede traer costos extras, además, si estos cambios se hacen al interior de su empresa es normal que la compañía de soluciones no tenga responsabilidad sobre los cambios hechos ni preste soporte técnico.
- Implementación: una vez haya escogido el ERP es necesario que planifique tiempos y procesos para su implementación y uso, tenga en cuenta que en esta fase aparecerán costos relacionados con la implementación de toda la infraestructura y también de tiempo para capacitar al personal que va a trabajar en él. Lo importante en esta etapa es planificar por fases y junto al equipo de trabajo como se va a usar el ERP y los tiempos que se van a destinar a esto.
